Van Visio naar BPMN 2.0: oude processchema's omzetten naar een procesmodel

Visio omzetten naar BPMN 2.0 is geen kwestie van vorm voor vorm natekenen. Je leest de Visio-tekening als een beschrijving van het proces, bouwt die opnieuw op met BPMN-elementen (taken, gateways, events en lanes) en vult samen met de mensen die het werk doen aan wat de tekening nooit zei. Zo is een oude tekening een voorsprong in plaats van een week natekenen.

Het zipbestand bij de kick-off

De meeste procesprojecten beginnen op dezelfde manier. De klant stuurt een zipbestand met veertig Visio-bestanden. Een paar zijn uit 2017, een paar hebben "definitief_v3" in de naam, één gebruikt het BPMN-sjabloon en de rest is blokjes en pijlen. Niemand weet zeker welke nog beschrijven hoe het werk vandaag gaat.

Dat zipbestand is nuttig. Het laat zien welke processen de klant ooit belangrijk genoeg vond om te tekenen, welke termen ze gebruiken en waar de overdrachten zitten. Het is alleen nog geen procesmodel.

Waarom een Visio-tekening geen BPMN-model is

Visio is een tekenprogramma. Het heeft een BPMN 2.0-sjabloon en kan een diagram controleren op BPMN-regels, maar de meeste tekeningen in een klantarchief zijn gemaakt met gewone stroomdiagramvormen. Die vormen laten de belangrijke vragen open:

• Een ruit is een vraag zonder antwoord. Hij laat zien dat er iets wordt besloten, niet op welke voorwaarde en niet of er één of meer paden kunnen volgen.

• Er zijn geen events. Een stroomdiagram heeft een begin- en een eindvorm, maar niets voor "de factuur komt binnen", "er gaan twee dagen voorbij" of "de klant annuleert".

• Lanes zijn optioneel. Veel tekeningen tonen de stappen zonder te zeggen wie ze uitvoert, of zetten de rol in de tekst van het blokje.

• Een pijl betekent alles. Dezelfde pijl staat voor de volgorde van stappen, voor een document dat naar een ander team gaat en voor een mail aan een klant.

BPMN 2.0 geeft elk van deze dingen een vaste betekenis. Daarom kun je een BPMN-model controleren, hergebruiken en in andere tools openen en een tekening meestal niet.

In vijf stappen van Visio naar BPMN 2.0

1. Schift eerst de bestanden. Vraag de klant per tekening drie dingen: loopt dit proces nog zo, wie is de eigenaar en is er ergens een nieuwere versie? Archiveer wat niemand claimt. Alleen deze stap maakt de stapel vaak al een stuk kleiner.

2. Vertaal elke vorm naar een BPMN-element. Gebruik de lijst hieronder. Heeft een vorm geen duidelijke betekenis, noteer hem dan als open vraag in plaats van te gokken.

3. Vul aan wat de tekening niet zei. De voorwaarden bij elke beslissing, de uitzonderingen, de wachttijden en wie elke stap uitvoert. Dat worden de vragen voor een kort procesinterview met degene die het proces draait.

4. Controleer het model met de klant. Loop het stap voor stap door. Omdat de tekening de grote lijn al gaf, gaat het gesprek meteen over de uitzonderingen en daar zit de waarde.

5. Lever BPMN 2.0 XML op, geen nieuwe tekening. Dan kan de volgende consultant of het eigen team van de klant het model openen in een BPM-tool in plaats van weer bij een plaatje te beginnen.

Zo vertaal je Visio-vormen naar BPMN

• Procesblok (rechthoek): een taak. Geef hem een werkwoord en een object: "Factuur controleren", niet "Factuur".

• Beslissing (ruit): een exclusieve gateway, met de voorwaarde op elk uitgaand pad. Kunnen er meer paden tegelijk gekozen worden, dan is het een inclusieve of parallelle gateway. Het stuk over gateways legt het verschil uit.

• Begin- of eindvorm (afgeronde rechthoek): een start- of eindevent. Begint het proces omdat er iets binnenkomt, gebruik dan een berichtstartevent.

• Document- of gegevensvorm: een data-object bij de taak die het gebruikt of maakt.

• Notities over wachten: een tussenliggend timerevent.

• Kolommen of zwembanen: lanes in een pool, één per rol. Het stuk over swimlane-diagrammen laat zien hoe je ze kiest.

• Pijlen naar een ander team of de klant: een sequence flow binnen je eigen proces of een message flow als hij naar een andere organisatie gaat.

Staat een vorm niet in deze lijst, dan heeft de uitleg van BPMN-symbolen meestal het juiste element.

Wanneer Visio prima volstaat

Heeft de klant alleen een plaatje nodig voor het intranet, wordt het proces niet geautomatiseerd en houdt niemand het bij, dan is een net Visio-stroomdiagram genoeg. Het opnieuw tekenen in BPMN kost dan tijd en levert niets op.

Hetzelfde geldt voor teams die een Visio-alternatief zoeken voor algemene diagrammen. Lucidchart, draw.io en Miro zijn goede tekentools. Is het doel een procesmodel dat andere tools kunnen lezen, kijk dan naar BPMN-modelleertools: Camunda Modeler is gratis en slaat BPMN 2.0 XML op en pakketten als SAP Signavio voegen daar een repository en governance aan toe.

Hoe ModelMatic het doet

In ModelMatic upload je het Visio-bestand en krijg je een BPMN 2.0-model terug, waarbij elk element te herleiden is naar de plek in de bron waar het vandaan komt. Je controleert het met de klant en exporteert het als BPMN 2.0 XML. Wat overblijft zijn de open vragen uit stap 3, niet het natekenen.

Bij een consultancy ging het uitwerken van een proces van zo'n 8 uur naar zo'n 1 uur. Met een zipbestand van veertig tekeningen is dat het verschil tussen acht werkweken en één.

Bekijk op de featurespagina welke andere bestanden je kunt gebruiken of plan een demo om te zien hoe een Visio-bestand een BPMN-model wordt.