BPMN-symbolen: alle BPMN 2.0-symbolen uitgelegd

BPMN 2.0 werkt met een kleine set vormen en elke vorm heeft een vaste betekenis. Cirkels zijn events, afgeronde rechthoeken zijn activiteiten, ruiten zijn gateways. Pijlen verbinden ze. Pools en lanes laten zien wie het werk doet. Ken je deze groepen, dan kun je bijna elk procesdiagram lezen.

Op deze pagina staat elk symbool dat je in de praktijk tegenkomt, met een figuur per groep. Onderaan vind je een spiekbrief in één tabel en de fouten die in echte modellen het vaakst voorkomen.

De vijf groepen BPMN-symbolen

De BPMN 2.0-specificatie (ook gepubliceerd als ISO/IEC 19510) deelt de symbolen in vijf groepen in:

1. Flow objects: events, activiteiten en gateways. Dit zijn de stappen van het proces.

2. Verbindingen: sequence flows, message flows en associaties.

3. Swimlanes: pools en lanes, die laten zien wie verantwoordelijk is.

4. Data: data-objecten en datastores.

5. Artefacten: tekstannotaties en groepen. Die geven uitleg zonder de flow te veranderen.

De meeste diagrammen gebruiken maar een handvol hiervan. De specificatie kent veel meer varianten, maar een model dat een collega of klant kan lezen, houdt het bij de gangbare.

Events: cirkels

Een event is iets dat gebeurt: er komt een aanvraag binnen, een termijn verloopt, een bestelling wordt geleverd. Events zijn cirkels. De rand vertelt waar in het proces ze staan.

Dunne rand: start. Dubbele rand: tussenevent. Dikke rand: eind. De marker binnenin zegt wat voor event het is.

• Startevent (dunne rand). Waar het proces begint. Elk proces heeft er minstens één.

• Tussenevent (dubbele rand). Iets dat onderweg gebeurt, zoals wachten op een antwoord of een timer die afloopt.

• Eindevent (dikke rand). Waar een pad van het proces stopt.

De marker binnenin geeft de aanleiding. Een envelop is een bericht, een klok een timer, een bliksemschicht een fout. Een open marker betekent dat het event ergens op wacht (catch). Een gevulde marker betekent dat het proces zelf iets verstuurt (throw). Een dubbele cirkel met een open envelop is dus "wacht op een bericht". Een dikke cirkel met een gevulde envelop is "eindig met het versturen van een bericht".

Activiteiten: afgeronde rechthoeken

Een activiteit is werk dat iemand of iets uitvoert. Je tekent het als een rechthoek met afgeronde hoeken, met een kort werkwoord en onderwerp als naam: "Factuur controleren", niet "Factuur".

Een taak is één stap. Een plusteken betekent dat er een heel proces achter zit.

• Taak. Eén stuk werk dat niet verder wordt opgesplitst.

• Gebruikerstaak (persoon). Een mens doet het werk, meestal in een systeem.

• Servicetaak (tandwielen). Een systeem doet het werk automatisch.

• Subproces (plusteken). Een groep stappen ingeklapt tot één vorm. Klap je hem open, dan zie je een eigen proces.

• Call activity (dikke rand). Roept een proces aan dat elders is vastgelegd en wordt hergebruikt, zoals een standaard goedkeuring.

Voor een diagram dat mensen lezen in plaats van een workflow-engine is een gewone taak meestal genoeg. Gebruik de varianten met een icoon alleen als het verschil tussen handmatig en automatisch werk ertoe doet voor de lezer.

Gateways: ruiten

Een gateway is de ruit die bepaalt waar het proces heen gaat. Hij splitst één pad in meerdere of voegt meerdere paden samen tot één. De marker in de ruit is de regel.

X kiest één pad, + neemt ze allemaal, O neemt er één of meer.

• Exclusive (X). Precies één pad, op basis van een voorwaarde. Verreweg de meest gebruikte gateway.

• Parallel (+). Alle paden starten tegelijk. Het samenvoegen wacht tot elk pad klaar is.

• Inclusive (O). Eén of meer paden, afhankelijk van welke voorwaarden waar zijn.

• Event-based. Het eerste event dat optreedt bepaalt het pad, bijvoorbeeld een antwoord of een time-out.

• Complex (*). Een eigen regel, zoals "ga verder als drie van de vijf beoordelaars akkoord zijn". Zelden nodig.

Een gateway doet zelf geen werk en velt geen oordeel. Moet iemand iets beoordelen, modelleer dat dan eerst als taak en zet de gateway erachter. In de uitleg over BPMN-gateways staat elk type in een volledig diagram.

Verbindingen en swimlanes

Drie soorten lijnen verbinden de vormen:

• Sequence flow (doorgetrokken lijn, dichte pijlpunt). De volgorde van stappen binnen één pool.

• Message flow (gestreepte lijn, open rondje aan het begin). Communicatie tussen twee pools, zoals je organisatie en een klant.

• Associatie (stippellijn). Koppelt een data-object of annotatie aan een stap. Zegt niets over de volgorde.

Een pool is het proces van één partij, meestal één organisatie. Een lane is een baan binnen de pool voor een rol, team of systeem. Elke stap staat in de baan van wie hem uitvoert. Zo zie je in één oogopslag waar het werk van hand wisselt.

Eén pool, drie lanes. Elke sequence flow die een lanegrens kruist, is een overdracht.

Een sequence flow gaat nooit over de grens van een pool. Tussen pools teken je alleen message flows. Die regel houdt je eigen proces gescheiden van wat een klant of leverancier doet.

Data en artefacten

Deze symbolen voegen informatie toe rond de flow zonder hem te veranderen.

Data-objecten en datastores tonen welke informatie een stap gebruikt. Annotaties en groepen geven alleen uitleg.

• Data-object (vel met een omgevouwen hoek). Een document of gegeven dat een stap gebruikt of maakt, zoals een factuur of aanvraagformulier.

• Datastore (cilinder). Een plek waar data buiten het proces wordt bewaard, zoals een CRM- of ERP-systeem.

• Tekstannotatie (open haak). Een notitie die een stap toelicht, gekoppeld met een associatie.

• Groep (gestreepte afgeronde rechthoek). Groepeert stappen die bij elkaar horen. Heeft geen effect op de flow.

Spiekbrief BPMN-symbolen

• Startevent (dunne cirkel): het proces begint.

• Tussenevent (dubbele cirkel): er gebeurt onderweg iets of het proces wacht.

• Eindevent (dikke cirkel): een pad eindigt.

• Taak (afgeronde rechthoek): eén stap werk.

• Subproces (afgeronde rechthoek met +): een ingeklapte groep stappen.

• Exclusive gateway (ruit met X): precies één pad.

• Parallel gateway (ruit met +): alle paden tegelijk.

• Inclusive gateway (ruit met O): eén of meer paden.

• Sequence flow (doorgetrokken pijl): volgorde binnen een pool.

• Message flow (gestreepte pijl): communicatie tussen pools.

• Pool / lane (groot vlak / baan): partij / rol die het werk doet.

• Data-object (vel met omgevouwen hoek): informatie die wordt gebruikt of gemaakt.

• Datastore (cilinder): systeem waarin data wordt bewaard.

Veelgemaakte fouten met BPMN-symbolen

• Een gateway als beslissing gebruiken. Het oordeel is een taak ("Aanvraag beoordelen"). De gateway stuurt alleen op de uitkomst.

• Het samenvoegen vergeten. Paden die splitsen met een parallel gateway moeten ook met een parallel gateway samenkomen. Anders loopt de rest van het proces mogelijk twee keer.

• Sequence flows tussen pools. Tussen organisaties teken je message flows.

• Start en eind met dezelfde rand. Dun voor start, dik voor eind. Op een geprint diagram is dat vaak het enige verschil.

• Vage namen voor activiteiten. "Factuur" zegt niets. "Factuur controleren" zegt wat er gebeurt.

• Te veel varianten. Een model met twintig soorten events is correct maar onleesbaar. Gebruik de zeldzame symbolen alleen als de lezer ze nodig heeft.

Van symbolen naar een kloppend model

De symbolen kennen is het makkelijke deel. Lastiger is het proces goed krijgen: wie doet wat, waar zitten de uitzonderingen en wat heeft niemand opgeschreven. Meer over de notatie zelf lees je in wat is BPMN. De symbolen in gebruik zie je in de BPMN-voorbeelden.

ModelMatic zet een interview, transcript of bestaand document om in een BPMN 2.0-model met de juiste symbolen. Onduidelijke punten en tegenstrijdigheden worden gemarkeerd, zodat je weet wat je met de betrokkenen moet nalopen. Wil je het zien met een van je eigen processen? Plan een demo.