BPMN voorbeelden: 6 diagrammen uit de praktijk

Hieronder staan zes BPMN-voorbeelden van processen die bijna elke organisatie kent: een verlofaanvraag, het onboarden van een klant, klachtafhandeling, het reviewen van een voorstel, uitdiensttreding en een IT-incident. Elk voorbeeld laat een ander onderdeel van BPMN 2.0 zien.

De voorbeelden zijn bewust klein. Een echt proces heeft meer stappen, maar elk echt proces is opgebouwd uit dezelfde patronen. Herken je ze hier, dan herken je ze ook in een model van veertig taken.

Zo lees je deze voorbeelden

Drie vormen doen het meeste werk. Cirkels zijn events: er gebeurt iets, zoals een aanvraag die binnenkomt of een proces dat eindigt. Afgeronde rechthoeken zijn taken: werk dat iemand doet. Ruiten zijn gateways: plekken waar de flow splitst of samenkomt. Pijlen geven de volgorde aan. Alle symbolen in detail vind je in de uitleg van BPMN-symbolen.

1. Verlofaanvraag: een beslissing met een default flow

Een verlofaanvraag wordt beoordeeld. Een exclusive gateway stuurt hem naar registratie of naar een afwijzing.

Dit is het meest voorkomende patroon in elk proces: werk doen en daarna beslissen. Het beoordelen is een taak, want iemand moet het doen. De gateway stuurt alleen op de uitkomst. Let op het schuine streepje op het pad "Nee": dat is de default flow. Die wordt gevolgd als niet aan de voorwaarde voor "Ja" is voldaan, zodat het proces nooit vastloopt op een onverwacht antwoord. Meer hierover in BPMN gateways uitgelegd.

2. Klant onboarden: wie doet wat, met lanes

Sales wint de deal en tekent het contract. Operations neemt het over, maakt het account aan en plant de kick-off.

De grote rechthoek is een pool: het proces als geheel. De horizontale banen erin zijn lanes, één per rol of team. Elke taak staat in de lane van wie hem uitvoert. De waarde zit in de pijl die van de ene lane naar de andere gaat. Dat is een overdracht en bij overdrachten blijft werk liggen, raakt het zoek of wordt het dubbel gedaan. In een procesanalyse zijn die overgangen de eerste plek om te kijken.

3. Klachtafhandeling: escaleren als de tijd op is

Is de klacht niet binnen 48 uur opgelost, dan gaat de timer op de taak af en wordt de klacht geëscaleerd.

De klok op de rand van de taak is een timer boundary event. Hij bewaakt de taak waar hij aan vastzit. Is de taak op tijd klaar, dan eindigt het proces normaal. Gaan er eerst 48 uur voorbij, dan gaat de timer af en volgt het proces het escalatiepad. Met een doorgetrokken dubbele cirkel zoals hier onderbreekt het event de taak: het oorspronkelijke werk stopt. Een gestippelde rand zou betekenen dat de taak doorloopt terwijl de escalatie ernaast loopt.

4. Voorstel reviewen: een lus voor herstelwerk

Een voorstel dat niet wordt goedgekeurd, gaat terug naar opstellen. De lus herhaalt zich tot de reviewer akkoord geeft.

BPMN heeft geen apart symbool voor "probeer het opnieuw". Je tekent het als een pijl van de beslissing terug naar een eerder punt. Laat die pijl uitkomen op een exclusive gateway voor de taak, niet op de taak zelf. Die gateway maakt zichtbaar dat je de taak op twee manieren bereikt: de eerste keer en na een afwijzing. Zo zien de meeste review-, goedkeurings- en correctierondes er in de praktijk uit. Analyseer je een proces als dit, dan is de interessante vraag niet of de lus bestaat maar hoe vaak hij wordt doorlopen. Elke extra ronde is tijd waarin de klant wacht.

5. Uitdiensttreding: drie dingen tegelijk

Als iemand vertrekt, worden toegang, apparatuur en salaris parallel afgehandeld. Het proces eindigt pas als alle drie klaar zijn.

Het plusteken staat voor een parallel gateway. De eerste start alle drie de taken tegelijk, omdat geen van de drie van een andere afhangt. De tweede wacht tot elke tak klaar is. Zonder die tweede gateway zou het proces als afgerond kunnen gelden terwijl de laptop nog bij de oud-medewerker ligt.

6. IT-incident: gestart door een bericht, vastgelegd in een datastore

Een melding komt binnen als bericht, het incident wordt vastgelegd in de incidentlog en daarna opgelost.

De envelop in het startevent betekent dat het proces begint zodra er een bericht binnenkomt, hier een melding via een portaal of e-mail. De cilinder is een datastore: informatie die langer bestaat dan één zaak, zoals een ticketsysteem of database. De gestippelde pijl laat zien dat de taak erin schrijft. Data in een model is optioneel, maar het maakt duidelijk van welke systemen een proces afhangt. Dat doet ertoe zodra iemand het proces wil automatiseren.

Van voorbeeld naar je eigen proces

Deze voorbeelden beginnen bij een leeg canvas. In de praktijk bestaat je proces al ergens: in de hoofden van mensen, in een oud Visio-bestand, een procedure of een opname van een interview. ModelMatic zet dat materiaal om in een BPMN 2.0-model zoals hierboven, met de gateways en lanes op hun plek. Onduidelijke punten worden gemarkeerd, zodat je ze met de proceseigenaar kunt nalopen.

Nieuw met de notatie? Begin bij wat BPMN is.

BPMN wordt beheerd door de Object Management Group en is vastgelegd als ISO/IEC 19510. De volledige specificatie staat op de website van de OMG.