Privacyverklaring ModelMatic B.V.
Versie april 2026
1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens?
ModelMatic B.V., gevestigd aan Princetonlaan 6, 3584 CB Utrecht, Nederland, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
ModelMatic B.V. treedt op als verwerker namens de klant.
De klant (bedrijf, consultancy, (semi-)overheid) bepaalt de doeleinden en middelen van de verwerking van persoonsgegevens binnen ModelMatic. ModelMatic B.V. verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van en volgens instructies van de klant.
Contactgegevens ModelMatic B.V.
• Adres: Princetonlaan 6, 3584 CB Utrecht, Nederland
• E-mail: info@modelmatic.nl / support@modelmatic.nl
• Website: https://www.modelmatic.nl / https://www.modelmatic.ai / https://app.modelmatic.nl / https://app.modelmatic.ai
2. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten en softwaretoepassingen van ModelMatic B.V. onder de naam ModelMatic, waaronder:
• het online SaaS-platform ModelMatic voor geautomatiseerde documentatiegeneratie;
• het gebruik van ModelMatic door bedrijven, consultancybureaus, (semi-)overheidspartijen en hun medewerkers;
• gebruik via webbrowser of andere online toegangsmiddelen;
• de website(s) modelmatic.nl, modelmatic.ai en gerelateerde diensten.
Deze privacyverklaring geldt voor iedereen die betrokken is bij ModelMatic, met name gebruikers (medewerkers van klanten) en betrokkenen wiens persoonsgegevens in input (audio, video, tekst, PDF) voorkomen.
3. Welke gegevens verwerken wij?
ModelMatic verwerkt persoonsgegevens die nodig zijn om het platform te laten functioneren, documentatie te genereren (transcriptie, samenvatting, BPMN-modellen, inzichten) en de dienstverlening te ondersteunen.
We onderscheiden de volgende categorieën gegevens:
Identificatie- en organisatiegegevens — naam gebruiker, functie, organisatie, contactpersoon
Contactgegevens — e-mailadres, telefoonnummer
Audio- en transcriptiegegevens — audio-opnames van interviews, getranscribeerde gespreksinhoud
Document- en bestandsgegevens — door gebruikers geüploade bestanden (bijv. tekst, PDF, video) ten behoeve van documentverwerking
Proces- en workflowgegevens — inhoud van gesprekken die relevant is voor procesmodellen (variabel per klant)
Gebruiks- en technische gegevens — inlogtijden, IP-adres, browserinformatie, sessieduur, gebruiksstatistieken
Documentverwerking — documentverwerking en opslag, zoals maar niet beperkt tot: afbeeldingen, Microsoft Office documenten en PDFs
Facturatiegegevens — factuuradres, naam organisatie, betaalgegevens
Bijzondere persoonsgegevens: ModelMatic verwerkt in principe geen bijzondere persoonsgegevens (artikel 9 AVG, zoals gezondheidsgegevens, ras/etniciteit, seksuele gerichtheid) tenzij dit specifiek schriftelijk tussen partijen is overeengekomen en in overeenstemming met de AVG. Het uitgangspunt is dat dergelijke gegevens niet via ModelMatic worden ingevoerd of verwerkt.
4. Doeleinden en rechtsgrondslagen
Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor duidelijke doeleinden en met een wettelijke grondslag (art. 6 AVG).
Aanmaken en beheren van gebruikersaccounts en toegang tot ModelMatic — Uitvoering van de overeenkomst
Uitvoeren van transcriptie, samenvatting, AI-inzichten en generatie van BPMN-modellen en andere documentatie — Uitvoering van de overeenkomst
Audit logging, beveiliging, technisch beheer en voorkomen van misbruik — Gerechtvaardigd belang / wettelijke verplichting
Beantwoorden van vragen en bieden van ondersteuning (support) — Uitvoering van de overeenkomst / gerechtvaardigd belang
Facturatie, administratie en fiscale verplichtingen — Wettelijke verplichting
Verbeteren van het platform en analyseren van (geanonimiseerde) gebruiksdata — Gerechtvaardigd belang (productverbetering)
AI-functionaliteit en AI Act
ModelMatic zet AI in voor:
• transcriptie van audio/video;
• samenvatting en extractie van inzichten;
• automatische generatie van BPMN-procesmodellen en andere documentatie.
De AI levert uitsluitend ondersteunende output (concepten). ModelMatic benadrukt dat de output niet inhoudelijk juist of volledig hoeft te zijn en altijd door de gebruiker moet worden gevalideerd en gecontroleerd. ModelMatic is niet verantwoordelijk voor de inhoudelijke juistheid van de gegenereerde modellen of inzichten.
Onder de EU AI Act valt ModelMatic onder beperkt risico (limited risk). Daarom:
• gebruikers worden duidelijk geïnformeerd dat ModelMatic een AI-gedreven platform is;
• de output wordt gepresenteerd als concept dat validatie vereist;
• er is geen hoog-risico classificatie (geen autonome besluitvorming met rechtsgevolgen).
5. Van wie krijgen wij de gegevens?
ModelMatic ontvangt persoonsgegevens:
• rechtstreeks van klanten (bedrijven/(semi-)overheid) bij het aanmaken van accounts en uploaden van input;
• automatisch wanneer het platform wordt gebruikt (bijv. IP-adres, browserinformatie, sessieduur, gebruiksstatistieken).
6. Met wie delen wij gegevens?
ModelMatic deelt persoonsgegevens alleen met derden wanneer noodzakelijk voor de dienstverlening of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
Mogelijke ontvangers zijn:
• subverwerkers: AWS, AssemblyAI, Google Workspace, Sentry, Moneybird, Pipedrive, Jira, Kinde;
• toezichthouders of andere autoriteiten: alleen indien en voor zover dit wettelijk verplicht is.
ModelMatic verkoopt geen persoonsgegevens aan derden. Alle verwerking vindt plaats binnen de EU/EER.
7. Bewaartermijnen
ModelMatic bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt.
Account- en contactgegevens — Gedurende de overeenkomst + max. 2 jaar na beëindiging
Audio, transcripties en gegenereerde output — Bepaald door klant; standaard 30 dagen lees-toegang na beëindiging, verwijdering binnen 90 dagen
Gebruiks- en technische loggegevens — Maximaal 1 jaar
Financiële administratie — 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
Geanonimiseerde en geaggregeerde data — Zolang als nodig voor analyse en productverbetering (niet meer herleidbaar)
Na afloop van de bewaartermijnen worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
8. Waar worden uw gegevens opgeslagen?
Persoonsgegevens worden opgeslagen bij zorgvuldig geselecteerde subverwerkers binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Doorgifte buiten de EER vindt niet plaats.
9. Hoe beveiligen wij uw gegevens?
ModelMatic neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. ModelMatic is ISO 27001-gecertificeerd. Voorbeelden van maatregelen zijn:
• encryptie van gegevens in transit en at rest;
• Multi-Factor Authentication (MFA);
• Role-Based Access Control (RBAC);
• uitgebreide logging en monitoring van alle toegang;
• dagelijkse geautomatiseerde, geografisch redundante back-ups in de EU;
• periodieke penetratietests en beveiligingsaudits;
• incident response plan conform ISO 27001.
10. Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:
• Recht op inzage
• Recht op rectificatie
• Recht op verwijdering ("recht op vergetelheid")
• Recht op beperking van de verwerking
• Recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit)
• Recht op bezwaar
Betrokkenen oefenen hun rechten uit via de klant (verwerkingsverantwoordelijke). Voor verzoeken over verwerking door ModelMatic B.V. zelf (bijv. contactgegevens): mail info@modelmatic.nl of support@modelmatic.nl. Verzoeken worden binnen de wettelijke termijn (in principe 1 maand, inzage binnen 5 werkdagen, rectificatie binnen 2 werkdagen, wissing/bezwaar binnen 24 uur na instructie) afgehandeld.
11. Klachten
Als u vindt dat ModelMatic niet zorgvuldig met persoonsgegevens omgaat, kunt u contact opnemen via info@modelmatic.nl of support@modelmatic.nl. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
12. AI-gebruik, transparantie en controle
ModelMatic gebruikt AI voor transcriptie, samenvatting en generatie van procesmodellen. De output is ondersteunend en dient altijd door de gebruiker te worden gevalideerd. ModelMatic communiceert duidelijk dat het platform AI-gedreven is. Gebruikersfeedback wordt geanonimiseerd verwerkt in de doorontwikkeling. Significante modelveranderingen worden vooraf gecommuniceerd.
13. Wijzigingen
ModelMatic kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer wetgeving (AVG of AI Act) verandert of diensten worden uitgebreid. De meest actuele versie is beschikbaar via https://www.modelmatic.nl en https://www.modelmatic.ai. Bij ingrijpende wijzigingen worden klanten op passende wijze geïnformeerd.
