BPMN gateways uitgelegd: soorten en voorbeelden

Een BPMN gateway is de ruit die bepaalt welke kant een proces op gaat. Hij splitst één pad in meerdere of voegt meerdere paden weer samen. Het teken in de ruit bepaalt de regel: exclusive (X) kiest één pad, parallel (+) neemt ze allemaal, inclusive (O) neemt er één of meer en bij event-based beslist de eerste gebeurtenis.

Zonder gateways is een BPMN-diagram een rechte lijn. Met de verkeerde gateway is het een proces dat vastloopt of dubbel wordt uitgevoerd. Hieronder vind je elk type gateway met een diagram, hoe splitsen en samenvoegen werken en de fouten die we in echte modellen het vaakst tegenkomen.

Wat is een gateway in BPMN?

Een gateway is een ruit op de sequence flow. Hij doet een van twee dingen:

• Splitsen: één inkomend pad, meerdere uitgaande paden.

• Samenvoegen (join): meerdere inkomende paden, één uitgaand pad.

Voor beide gebruik je hetzelfde symbool. Of een gateway splitst of samenvoegt, volgt uit het aantal pijlen dat erin en eruit gaat.

Een punt waar veel beginners over struikelen: een gateway doet zelf geen werk en neemt zelf geen beslissing. Hij stuurt op basis van gegevens of een gebeurtenis die er al is. Moet iemand een aanvraag beoordelen? Modelleer dat dan eerst als taak ("Aanvraag beoordelen") en daarna pas de gateway die op de uitkomst stuurt.

De soorten BPMN gateways op een rij

• Exclusive gateway (XOR): lege ruit of een ruit met een X. Precies één pad.

• Parallel gateway (AND): ruit met een plus. Alle paden tegelijk.

• Inclusive gateway (OR): ruit met een cirkel. Eén of meer paden.

• Event-based gateway: ruit met een vijfhoek in een dubbele cirkel. De eerste gebeurtenis wint.

• Complex gateway: ruit met een sterretje. Een eigen regel, zelden nodig.

Exclusive gateway (XOR): precies één pad

De exclusive gateway toetst voorwaarden en volgt precies één uitgaand pad. Het is verreweg de meest gebruikte gateway en hij zit achter elke ja-of-nee-vraag in een proces.

Een exclusive gateway stuurt een goedgekeurde factuur naar betaling en elke andere factuur terug naar de afzender. Het schuine streepje markeert de default flow.

Twee dingen maken een exclusive gateway betrouwbaar. De voorwaarden mogen niet overlappen, zodat er maar één waar kan zijn. En één uitgaande pijl hoort de default flow te zijn, gemarkeerd met een klein schuin streepje. Die wordt gevolgd als geen enkele voorwaarde klopt. Zo loopt een proces niet vast op een geval waar niemand aan had gedacht.

Parallel gateway (AND): alle paden tegelijk

De parallel gateway heeft geen voorwaarden. Komt het proces hier aan, dan starten alle uitgaande paden tegelijk.

Een parallelle splitsing start inpakken en factureren tegelijk. De parallelle join wacht tot beide klaar zijn.

De tweede parallel gateway is net zo belangrijk als de eerste. Als join wacht hij tot alle inkomende paden binnen zijn voordat het proces verdergaat. Zo zeg je in BPMN: "verstuur de order pas als de goederen zijn ingepakt en de factuur de deur uit is."

Inclusive gateway (OR): één of meer paden

De inclusive gateway toetst elke voorwaarde en volgt elk pad waarvan de voorwaarde waar is. Dat kan één pad zijn of meerdere.

Een inclusive gateway start een beoordeling van het voertuig, van het letsel of van allebei, afhankelijk van de claim.

Als join wacht de inclusive gateway op de paden die echt zijn gestart, niet op allemaal. In het voorbeeld gaat een claim met alleen voertuigschade verder zodra de voertuigbeoordeling klaar is. In een echt claimproces geef je de inclusive splitsing ook een default flow, voor claims waarbij geen van beide voorwaarden geldt. De figuur laat die weg om leesbaar te blijven.

Event-based gateway: de eerste gebeurtenis wint

De event-based gateway kijkt niet naar gegevens. Hij wacht en de eerste gebeurtenis die plaatsvindt, bepaalt de route. De andere paden vervallen dan.

Na het versturen van de offerte komt het akkoord binnen of loopt de timer van zeven dagen af. Wat het eerst gebeurt, beslist.

Elk uitgaand pad van een event-based gateway moet direct naar een wachtende gebeurtenis gaan (een bericht, timer of signaal) of naar een receive task. Precies daarom is hij de juiste keuze voor "wacht op antwoord, maar niet eeuwig".

Complex gateway: alleen als niets anders past

Met de complex gateway, een ruit met een sterretje, definieer je een eigen regel. Een typisch voorbeeld is een join die verdergaat zodra twee van de drie beoordelaars hebben gereageerd. Het is geldige BPMN, maar lezers begrijpen hem zelden zonder uitleg. Gebruik hem alleen als je de regel niet kunt uitdrukken met een combinatie van de andere gateways.

Splitsen en samenvoegen: sluit wat je opent

De meeste fouten met gateways zitten niet in de splitsing maar in de join. De vuistregel: voeg samen met hetzelfde type waarmee je splitste.

• Parallel gesplitst, parallel samenvoegen. De join wacht op elke tak.

• Inclusive gesplitst, inclusive samenvoegen. De join wacht op de takken die zijn gestart.

• Exclusive gesplitst, exclusive samenvoegen, of laat de pijlen gewoon in de volgende taak uitkomen.

Door elkaar gebruiken breekt de logica op een manier die op papier makkelijk over het hoofd wordt gezien:

• Een parallelle splitsing samengevoegd met een exclusive gateway laat elke tak apart door. Alles na de join gebeurt dan twee keer.

• Een exclusive splitsing samengevoegd met een parallel gateway wacht op een tak die nooit is gestart. Het proces blijft daar voorgoed staan.

Inclusive of exclusive gateway: welke kies je?

Stel één vraag: kan meer dan één voorwaarde tegelijk waar zijn?

• Nee, de opties sluiten elkaar uit (goedgekeurd of afgewezen, onder of boven een grens): gebruik een exclusive gateway.

• Ja, er kunnen er meerdere tegelijk gelden (voertuigschade en letsel, e-mail en sms): gebruik een inclusive gateway.

• Ze gelden altijd allemaal, zonder voorwaarde: dan is het een parallel gateway.

Vijf veelgemaakte fouten met gateways

1. Geen default flow bij een exclusive of inclusive splitsing, waardoor een onverwacht geval nergens heen kan.

2. Overlappende voorwaarden bij een exclusive gateway, zoals "bedrag ≤ 1.000" en "bedrag ≥ 1.000".

3. Het verkeerde type join, met de dubbele uitvoering of het vastlopen van hierboven.

4. De beslissing in de gateway stoppen in plaats van in een taak ervoor. "Aanvraag compleet?" is een label voor een gateway. De aanvraag controleren is werk en werk is een taak.

5. Lange vragen als label. Houd labels van gateways kort ("Akkoord?") en geef de uitgaande pijlen een naam ("Ja", "Nee"). Zo blijft het diagram leesbaar op een scherm of telefoon.

Gateways zonder ze zelf te tekenen

De juiste gateway kiezen is waar de meeste handgetekende modellen de mist in gaan. De fouten komen pas boven als iemand het proces wil uitvoeren of automatiseren. ModelMatic zet een interview, document of opname om in een BPMN 2.0-model met de gateways al op hun plek. Beslissingen die nog onduidelijk zijn worden gemarkeerd, zodat je ze met de proceseigenaar kunt nalopen.

Nieuw met de notatie? Begin bij wat BPMN is en het overzicht van BPMN-symbolen, of bekijk complete processen in de BPMN-voorbeelden.

BPMN wordt beheerd door de Object Management Group en is vastgelegd als ISO/IEC 19510. De volledige definitie van elke gateway staat in de OMG BPMN 2.0-specificatie.