BPMN
Swimlane-diagram: wie doet wat in je proces
Robbert Schuurmans
Een swimlane-diagram is een processchema dat is verdeeld in banen, één per rol, afdeling of systeem. Elke stap staat in de baan van wie hem uitvoert. Zo zie je in één oogopslag niet alleen wat er gebeurt, maar ook wie het doet en waar het werk van de ene naar de andere partij gaat.
Die laatste informatie is vaak de reden om er een te maken. Een gewone flowchart laat de volgorde zien. Een swimlane-diagram laat de overdrachten zien. Juist daar blijft werk liggen.
Wat is een swimlane-diagram?
De naam komt van het zwembad: elke deelnemer zwemt in zijn eigen baan. In een procesdiagram is een baan een horizontale (soms verticale) strook met de naam van een rol, team of systeem aan de zijkant. De stappen van die partij staan in die strook, de pijlen laten de volgorde zien.
Een terugbetaling loopt door drie afdelingen. Elke pijl die van baan wisselt, is een overdracht.
In dit voorbeeld loopt een terugbetaling langs klantenservice, het magazijn en financiën. Drie stappen, maar ook twee overdrachten. Wie wil weten waarom een klant tien dagen op zijn geld wacht, begint bij die twee pijlen die van baan wisselen.
Waarom swimlanes werken
In een gewone flowchart lijkt een proces een rechte lijn. Pas als je de stappen over banen verdeelt, zie je hoe vaak het werk van hand wisselt. Elke wissel is een moment waarop iets kan blijven liggen: een mail die niet wordt gelezen, een wachtrij bij een ander team, een vraag die terug moet.
Daarom zijn swimlanes zo bruikbaar in een procesanalyse. Ze maken zichtbaar waar verantwoordelijkheid ophoudt en weer begint. Tel het aantal overdrachten en je hebt vaak al een eerste verklaring voor een lange doorlooptijd.
Banen per rol, afdeling of systeem?
Er is geen vaste regel, wel een vuistregel: kies het niveau waarop de vraag zit.
Per afdeling als het gaat om samenwerking tussen teams, zoals in het voorbeeld hierboven.
Per rol als binnen één afdeling verschillende mensen verschillende beslissingen nemen, bijvoorbeeld een medewerker en een teamleider die moet goedkeuren.
Per systeem als je wilt zien waar het werk tussen applicaties heen en weer gaat. Florinet gebruikt dat om bij klanten te zien hoe het werk door de verschillende systemen in de sierteelt loopt (lees de case).
Meng ze niet in één diagram. Een baan "Financiën" naast een baan "SAP" naast een baan "Teamleider" is lastig te lezen, omdat niet meer duidelijk is wat een baan betekent.
Swimlane-diagram of BPMN met pools en lanes?
Swimlanes zijn geen aparte notatie, ze komen in veel vormen voor: in flowcharts, in Visio, in Miro. In BPMN 2.0, de standaard voor procesmodellen, hebben ze een vaste betekenis.
Een pool is het proces als geheel, vaak van één organisatie.
Een lane is een baan binnen die pool: een rol, team of systeem.
Tussen pools lopen geen gewone pijlen maar message flows. Zo zie je het verschil tussen werk binnen je organisatie en communicatie met een andere partij.
Een klant of leverancier teken je vaak als lege pool, een zogenoemde black box: je weet dat ze berichten sturen en ontvangen, maar hun interne proces hoort niet in jouw model.
Het voordeel van BPMN boven een losse swimlane-flowchart is dat de rest van het diagram ook betekenis heeft: een ruit is een beslissing met vaste regels, een cirkel een gebeurtenis. Wie de symbolen wil leren, kan terecht bij de uitleg van BPMN-symbolen. Een tweede voorbeeld met lanes staat in de BPMN-voorbeelden.
Zo maak je een swimlane-diagram
Kies het proces en de grenzen. Wat start het proces, wanneer is het klaar?
Bepaal de banen. Wie zijn er betrokken? Houd het bij vijf of zes banen, anders wordt het onleesbaar.
Zet start en eind neer. In de baan van wie het proces begint en afrondt.
Plaats elke stap in de juiste baan. Eén stap, één eigenaar. Doen twee partijen iets samen, dan is het meestal twee stappen.
Teken de pijlen en tel de overdrachten. Elke pijl die van baan wisselt, is een punt om na te vragen: hoe weet de volgende partij dat hij aan de beurt is?
Laat elke baan zijn eigen stappen controleren. Niemand kent het werk van een andere afdeling goed genoeg om het voor hen te tekenen.
Voor stap 2 tot 4 werkt een brown paper sessie goed, met per afdeling één persoon aan de wand.
Veelgemaakte fouten
Te veel banen. Bij tien banen past het diagram niet meer op een scherm en ziet niemand de overdrachten nog.
Namen van personen als baan. Mensen wisselen van functie. Gebruik rollen.
Een stap op de grens tussen twee banen. Als niet duidelijk is wie iets doet, is dat precies de vraag die het diagram moet beantwoorden.
Alleen het ideale pad. De uitzonderingen lopen vaak via andere banen dan de standaardroute. Daar zit het werk.
Sneller tot een swimlane-diagram
Het tekenen van een swimlane-diagram kost minder tijd dan het uitzoeken welke stap bij wie hoort. Dat komt uit gesprekken, niet uit een tekentool. ModelMatic zet een interview of procesbeschrijving om in een BPMN 2.0-model met de rollen of systemen als lanes. Onduidelijke punten en tegenstrijdigheden worden gemarkeerd, zodat je in het vervolggesprek weet wat je moet nalopen.
Wil je zien hoe een van jouw processen eruitziet in lanes? Plan een demo en neem een interviewopname of procesbeschrijving mee.
