Van klantgesprek naar procesdiagram in uren: AI-procesmodellering bij Florinet

Toepassing: Process discovery en redesign van klantprocessen met ModelMatic.

Florinet levert een ERP-pakket dat kwekers in de sierteelt helpt om hun processen makkelijker en overzichtelijker te maken. Bij elke nieuwe klant moet het team eerst scherp krijgen hoe dat proces in elkaar zit. Vroeger was dat handwerk: gesprekken voeren, aantekeningen uitwerken, een schema tekenen en bijstellen. Met AI-procesmodellering via ModelMatic is dat werk teruggebracht van een dagtaak naar een paar uur. "Er zit een enorme tijdsbesparing in", zegt algemeen directeur Wouter Jongkind. "Al gauw vier à vijf uur per proces dat we voor een klant uitwerken."

De uitdaging: elk klantproces opnieuw inzichtelijk maken

Florinet groeit snel, en die groei legt druk op één ding dat er als eerste bij inschiet: documentatie. Bij nieuwe klanten moet het proces vanaf nul in kaart worden gebracht, inclusief de vraag waar de huidige functionaliteit knelt. Bij bestaande klanten wordt het juist lastiger om de documentatie actueel te houden, terwijl developers en de supportafdeling precies die context nodig hebben om een vraag of storing te kunnen plaatsen.

Handmatig een proces uittekenen kost tijd, en het resultaat is zo goed als de aandacht die je er op dat moment voor hebt. Florinet zocht een manier om sneller tot een betrouwbaar procesmodel te komen, zonder aan detail of overzicht in te leveren.

De aanpak: van interview naar flowchart met ModelMatic

De werkwijze is simpel gebleven. Florinet neemt een klantgesprek op of maakt er een verslag van, en voert dat in ModelMatic in. Daar komt een gestructureerde flowchart uit die het team vervolgens samen met de klant doorloopt. De process discovery die vroeger uren kostte, verschuift zo naar het echte werk: nadenken over knelpunten in plaats van tekenen.

Wat Jongkind daarbij bijzonder waardeert, is dat de procesmodellering de verschillende systemen uit elkaar trekt. In de sierteelt sluit Florinet aan op talloze partijen, van dashboards en de veiling tot systemen aan de klantkant, en het procesdiagram laat via aparte swimlanes zien waar elk stuk zich afspeelt. "Je ziet precies welk proces zich bij welk systeem afspeelt en waar wij uiteindelijk verantwoordelijk voor zijn", zegt hij. "Dat vind ik heel knap."

Het resultaat: uren tijdwinst per proces

De grootste winst zit in tijd. Voor een nieuwe klant scheelt het uitwerken van een proces al gauw vier à vijf uur, met hetzelfde inzicht als voorheen maar zonder het handmatige tekenwerk. Bij een redesign van een bestaande klant ligt de besparing tussen de twee en acht uur, afhankelijk van hoe groot de wijziging is.

Die redesign is sinds versie twee flink sneller geworden. Florinet kan de bestaande situatie inladen, daar de wijziging op aanbrengen en verder bouwen op wat er al staat.

"Je kunt de oude situatie inladen, daar toevoegingen op doen en er weer op verder borduren. Dat is een nog veel grotere tijdwinst, want anders had je vanaf scratch moeten beginnen."

Net zo belangrijk is dat het model vaak in één keer klopt. De correcties die overblijven zijn cosmetisch, geen inhoudelijke fouten.

"Wat je erin stopt en hoe dat vertaald wordt, dat zit vaak spot on. Soms zijn er kleine schoonheidsdingetjes, maar dat is puur lay-out."

Een resultaat dat je aan de klant durft te laten zien

De flowchart uit ModelMatic is het visitekaartje richting de klanten van Florinet. Dat het netjes en overzichtelijk oogt, helpt in dat gesprek, zeker met de optie om het procesdiagram als PowerPoint te exporteren en zo makkelijker te presenteren. Klanten reageren goed op het resultaat.

Vooruitkijkend ziet Jongkind vooral kansen in samenwerken, functionaliteit die hij in de demo's zag en die Florinet nog wil gaan inzetten. "Dat je als team kunt werken, met elkaar kunt meekijken en elkaar kunt aanvullen op projecten, dat lijkt me ideaal." Voor een groeiend team dat kennis over klanten wil delen, is dat de logische volgende stap.

Waarom ModelMatic

Voor Florinet doet AI-procesmodellering precies wat process discovery, analyse en redesign zwaar en tijdrovend maakte: het handmatige uitwerken. Wat overblijft is het inhoudelijke werk: knelpunten vinden, keuzes maken, de klant meenemen. Sneller tot een procesmodel komen dat klopt, met minder overleg en zonder telkens vanaf nul te beginnen.

Wil je zien hoe AI-procesmodellering jouw process discovery versnelt? Plan een demo.