Van vier naar twee weken: hoe Bovemij processen modelleert met ModelMatic AI

Als Proces Specialist bij Bovemij brengt Céderique Ortmans complexe processen in kaart en giet hij ze in heldere procesbeschrijvingen. Het is precies het werk waar veel tijd in gaat zitten: interviews met stakeholders, een procesmodel uittekenen, valideren, bijstellen en uiteindelijk uitwerken tot een document waar de organisatie mee verder kan. Met ModelMatic realiseert hij daarop een behoorlijke tijdsbesparing, met een BPMN-model dat er bij de eerste versie al grotendeels goed op staat.

De uitdaging: complexe processen snel en compleet in beeld

Bovemij werkt met processen die inhoudelijk pittig zijn. Een van de trajecten die Céderique met AI-procesmodellering in ModelMatic modelleerde, was het uitbetalingsproces rondom schades: een proces met meerdere betaalstromen, autorisaties en controlestappen, verspreid over verschillende afdelingen en systemen. Daar kwam bij dat het proces relatief ver van zijn eigen dagelijkse werk af stond.

“Dit betalingsproces stond best ver van me af. Met ModelMatic kon ik me veel sneller inleven in wat er in dat proces gebeurt.”

Juist bij dat type traject is snelheid lastig te combineren met volledigheid: hoe krijg je alle stappen, beslissingen en uitzonderingen compleet in een procesdiagram zonder er weken op te zitten?

De aanpak: van interview naar BPMN-model met ModelMatic

Céderique gebruikt ModelMatic als AI BPMN software om vanuit stakeholdergesprekken direct naar een werkend procesmodel te gaan. Hij interviewt de collega’s die het proces uitvoeren, laat ModelMatic er een eerste BPMN-diagram van genereren en verfijnt dat vervolgens samen met de betrokkenen. De grote lijn, de beslispunten en de splitsingen staan er dan al in; hij legt de laatste hand aan de structuur en exporteert het model vervolgens als .bpmn-bestand volgens de open BPMN 2.0-standaard. Zo importeert hij het model rechtstreeks in Bizzdesign en sluit het naadloos aan op de bedrijfsstandaard, zonder dat er iets moet worden overgetekend.

Wat het proces zo prettig maakt, is dat het modelleren en het valideren in elkaar overlopen. Doordat hij tijdens een sessie meteen kan laten zien wat hij tekent, ontstaat er een korte iteratie met de stakeholders in plaats van een lange reeks losse review-rondes.

Het resultaat: van vier naar twee weken

De grootste winst zit in doorlooptijd. Een procesbeschrijving die Céderique normaal gesproken zo’n vier weken zou kosten, werkt hij met ModelMatic in ongeveer twee weken uit.

“Een procesbeschrijving waar ik normaal ongeveer vier weken mee bezig ben, krijg ik met ModelMatic in ongeveer de helft van de tijd rond. Het gaat sneller doordat ik minder overleg nodig heb en eerder een helder beeld heb.”

Die tijdwinst zit op meerdere plekken. Op een groepssessie met vier stakeholders scheelt het al gauw zo’n acht uur, doordat hij de sessies korter en gerichter kan houden. Per validatieronde bespaart hij ongeveer twee uur, simpelweg omdat er al een uitgewerkte schets ligt om samen doorheen te lopen. En waar hij vroeger een eerste interview plus meerdere review-sessies nodig had, is een proces nu vaak na twee of drie sessies klaar.

Minstens zo belangrijk is de kwaliteit van die eerste versie. De “first-time-right” van het gegenereerde model schat Céderique op zo’n 80 procent.

“De eerste versie klopt al voor een groot deel, ik schat zo’n 80 procent. De hoofdlijnen en de beslissingen staan er meteen goed in, en vergeleken met eerdere versies is dat echt vooruitgang.”

Sneller schakelen met stakeholders

Een groot deel van de collega’s met wie Céderique werkt, is analytisch en detailgericht ingesteld. Juist voor die groep is het waardevol dat hij ze direct kan laten zien wat er gemodelleerd is.

“Doordat ik tijdens een sessie meteen kan laten zien wat ik teken, zien collega’s dat het klopt en kunnen we samen snel bijsturen. Dat scheelt tijd en iedereen blijft betrokken.”

Doordat het procesmodel live meebeweegt met het gesprek, pikken deelnemers snel op waar een stap of beslissing precies zit en komen er tijdens de sessie nog nieuwe inzichten naar boven. Het resultaat is niet alleen sneller, maar ook breder gedragen. Zie ook onze gids over as-is processen in kaart brengen en BPMN-diagrammen maken met AI.

Waarom ModelMatic

Bovemij liet met deze use case zien wat AI-procesmodellering oplevert wanneer je het inzet op echte, complexe processen: kortere doorlooptijd, een procesmodel dat bij de eerste keer al grotendeels klopt, en stakeholders die sneller en beter worden meegenomen. Voor consultants en procesanalisten betekent dat weken minder handmatig interviewen en tekenen: van vier naar twee weken, met minder overleg en meer overzicht.

Wil je zelf ervaren hoe snel je met ModelMatic van interview naar een compleet BPMN-model gaat? Plan een demo en ontdek wat AI-procesmodellering voor jouw processen kan betekenen.