Klaar voor een SAP-migratie: alle processen in kaart met AI-procesmodellering

Toepassing: Tientallen ongedocumenteerde processen vastleggen ter voorbereiding op een SAP-migratie.

Toen het LBIO zich ging voorbereiden op een grote systeemmigratie, stuitte functioneel applicatiebeheerder Miranda Gorter op een probleem dat veel organisaties herkennen: van heel veel processen bestonden er simpelweg geen processchema's. Met AI-procesmodellering in ModelMatic bracht ze in een paar dagen effectieve werktijd zo'n veertig tot vijftig processen in kaart, waar dat eerder nooit van de grond was gekomen. "In een vrij korte tijd heb ik eigenlijk alles in kaart kunnen brengen," vertelt ze. Precies de basis die je nodig hebt als je van je huidige systeem afstapt.

De uitdaging: een migratie zonder procesdocumentatie

Het LBIO draait al jaren volledig op SAP R/3. De hele organisatie werkt daarin, van begin tot eind. Nu loopt er een aanbesteding voor een nieuw systeem. Of dat uiteindelijk een SAP S/4HANA-migratie wordt of een overstap naar een ander platform staat nog open, maar één ding is zeker: je kunt een systeem alleen goed vervangen als je weet hoe je processen lopen.

En juist daar zat de pijn. Procesdocumentatie en kennisoverdracht waren binnen de organisatie nooit prioriteit geweest, dus voor veel werkstromen was er nooit een procesdiagram gemaakt. "Bij ons was het gewoon geen prioriteit geweest," legt Miranda uit. "Zodra ik de kans kreeg, heb ik het gegrepen." Die kans kwam op een IIBA-event, waar ze ModelMatic voor het eerst live zag. Ze was zo enthousiast dat ze het meteen bij haar collega's aankaartte.

De aanpak: van tekst en gesprek naar procesdiagram

De werkwijze bleek verrassend laagdrempelig. Waar procesmodellering vaak begint met weken interviewen en handmatig tekenen, kon Miranda haar bestaande informatie gewoon uploaden en er met AI-procesmodellering direct een stroomschema uit laten rollen. "Je hoeft alleen maar in te loggen en je kunt zo alles erin laden," zegt ze.

"Ik vond het vooral verbazingwekkend hoe snel je een heel proces in een schema krijgt. In een uurtje heb je een heel proces uitgewerkt."

Het resultaat: tientallen processen, ~90% tijdwinst

De vergelijking met haar vorige aanpak maakt het concreet. Eerder tekende Miranda processen in Visio, met knippen en plakken van figuurtjes, en was ze daar uren tot dagen mee bezig voordat het er een beetje netjes uitzag. Met ModelMatic viel dat handwerk weg.

"Ik heb het wel eens in Visio gedaan. Dan was ik echt uren, dagen bezig om het een beetje goed te krijgen: knippen en plakken, figuurtjes erin zetten. Dit is gewoon zoveel makkelijker. Ik denk dat je 90% tijdwinst hebt."

Het effect: een stuk of veertig tot vijftig processen, gemaakt in een paar dagen effectief werk. Werk dat door tijdgebrek en andere prioriteiten jarenlang was blijven liggen, lag ineens gedocumenteerd klaar. En de toepassing groeit: intern ziet Miranda de afdeling kwaliteit als volgende gebruiker, om beleidswijzigingen met procesdiagrammen inzichtelijk te maken.

Migratie-klaar en toekomstbestendig

Miranda kijkt zelf al vooruit naar het moment dat het nieuwe systeem er staat. De procesmodellen die ze nu maakt, ziet ze als directe input voor die inrichting.

"Als we straks een nieuw systeem hebben, kunnen we die schema's er gewoon in laden."

Dat kan ook. ModelMatic exporteert workflows in formaten die gangbare procesmanagement- en workflowsystemen direct inlezen, of dat nu SAP Signavio, Bizzdesign of een ander platform wordt. Zo is de procesmodellering van vandaag straks de basis waarmee het nieuwe systeem wordt ingericht. Geen werk dat opnieuw hoeft.

Waarom ModelMatic

Voor een organisatie die middenin een SAP-migratie zit, is snelheid alleen niet genoeg. De documentatie moet gemaakt kunnen worden door de mensen die de processen kennen, zonder modelleeropleiding, en de leverancier moet meebewegen als er iets beter kan. Dat is wat Miranda in anderhalf jaar gebruik, vanaf de allereerste versie, is opgevallen.

"Ze zijn altijd bereid om te helpen en dingen te verbeteren, en ze hebben oog voor gebruiksvriendelijkheid. Dat is toch wel heel fijn."

Het resultaat staat er intussen: tientallen processen gedocumenteerd voordat de migratie begint. De basis waar jarenlang geen tijd voor was, ligt nu klaar.

Sta je voor een systeemmigratie en ontbreekt het je aan actuele procesdocumentatie? Ontdek hoe AI-procesmodellering je processen in dagen in kaart brengt, of bekijk onze BPMN-software. Plan een demo en zet je migratie op een stevige basis.