Fit-gap-analyse bij een ERP-implementatie

Een fit-gap-analyse legt je bedrijfsprocessen naast wat een ERP-pakket standaard kan. Per processtap bepaal je of de standaard past (fit) of niet (gap). Elke gap krijgt daarna een besluit: configureren, bouwen, anders werken of accepteren. Het is de basis voor de scope, de planning en de begroting van een implementatie.

In de praktijk is het ook de fase waarin de meeste implementaties vertraging oplopen. Niet omdat de analyse zelf zo ingewikkeld is, maar omdat niemand precies weet hoe de huidige processen lopen als de workshops beginnen.

Wat is een fit-gap-analyse?

De vorm is eenvoudig. Aan de ene kant staat hoe de organisatie werkt of wil werken. Aan de andere kant staat wat het nieuwe systeem uit de doos doet. Het verschil daartussen is de gap. In de Nederlandse praktijk heet dit ook wel een ist-soll-analyse: de huidige situatie (ist) tegenover de gewenste situatie (soll).

Wat een fit-gap-analyse oplevert, is geen rapport maar een lijst besluiten. Per gap staat erin wat er gebeurt, wie het besluit heeft genomen en wat het kost. Die lijst bepaalt hoeveel maatwerk er komt en dus hoe duur het project wordt.

Fit-gap of fit-to-standard?

Er zijn twee manieren om aan zo'n analyse te beginnen.

De klassieke route begint bij de organisatie. Je legt alle processen en wensen vast en kijkt daarna wat het pakket daarvan kan. Het risico: elke gewoonte wordt een eis en elke eis een gap. Zo eindig je met veel maatwerk.

Fit-to-standard draait het om. Je laat eerst zien hoe het pakket het proces standaard afhandelt en vraagt dan waarom dat niet zou volstaan. SAP gebruikt deze aanpak in zijn implementatiemethode SAP Activate en de meeste ERP-leveranciers werken inmiddels zo.

Fit-to-standard levert minder gaps op, maar het werkt alleen als je de huidige processen goed genoeg kent om te zien waar de standaard echt tekortschiet. Anders accepteer je een standaard die een uitzondering mist waar de organisatie wel op draait.

Per proces toon je eerst de standaard. Past die, dan leg je de fit vast. Past die niet, dan wordt de gap beoordeeld en op de backlog gezet.

Vier soorten gaps

Niet elke gap is even duur. Wie ze vanaf het begin in soorten indeelt, voorkomt dat alles maatwerk wordt.

• Configuratie. Het pakket kan het wel, maar niet in de standaardinstelling. Meestal goedkoop en weinig risico.

• Uitbreiding. Er is maatwerk nodig: een extra veld, een rapport, een koppeling. Kost bouwuren en onderhoud bij elke upgrade.

• Workaround. Het systeem doet het niet en de organisatie vangt het op met een handmatige stap of een extra tool. Goedkoop in het project, duur in de dagelijkse praktijk.

• Procesverandering. De organisatie gaat anders werken zodat de standaard wel past. Vaak de beste keuze, maar alleen met iemand die er het mandaat voor heeft.

Zo pak je een fit-gap-analyse aan

1. Baken de scope af in processen, niet in modules. "Inkoop tot betaling" is een betere eenheid dan "de module inkoop", want gaps zitten vaak in de overdracht tussen modules.

2. Leg de huidige processen vast voordat de workshops beginnen. Met interviews of een brown paper sessie. Niet volledig, wel genoeg om de uitzonderingen te kennen.

3. Toon per proces de standaard. Laat de mensen die het werk doen het pakket zien, met hun eigen voorbeeld.

4. Leg per processtap vast: fit of gap. Met één zin uitleg per gap en de bron: wie zei het, in welke sessie.

5. Classificeer en prioriteer de gaps. Gebruik de vier soorten hierboven en een simpele prioriteit, zoals must, should en could.

6. Laat de proceseigenaar besluiten. Een gap zonder eigenaar blijft op de lijst staan tot het te laat is om er nog iets aan te doen.

Waar het meestal misgaat

De workshops worden as-is-sessies. Als de huidige processen niet zijn vastgelegd, besteden de fit-gap-workshops de eerste uren aan uitzoeken hoe het nu werkt. De implementatiepartner wacht, de planning schuift.

Gaps worden een wensenlijst. Zonder standaard als vertrekpunt schrijft iedereen op wat hij graag anders zou zien. Het pakket krijgt dan de schuld van keuzes die de organisatie niet heeft gemaakt.

De gap is niet terug te voeren op een proces. Een regel "rapport X aanpassen" zonder verwijzing naar de processtap waar het om gaat, is een half jaar later door niemand meer te beoordelen.

Waar de weken in gaan zitten en hoe het korter kan

De meeste tijd zit niet in de fit-gap-workshops zelf, maar in de voorbereiding: de huidige processen vastleggen, van tientallen afdelingen, in een vorm die de implementatiepartner kan lezen. Dat werk wordt vaak onderschat, omdat het lijkt op iets wat de organisatie al zou moeten hebben.

Hier helpt het om het tekenwerk weg te halen. Met ModelMatic wordt een interview of bestaand document een BPMN 2.0-model met de onduidelijke punten gemarkeerd, zodat je in de workshop de uitzonderingen bespreekt in plaats van het proces. Het LBIO bracht zo in een paar dagen effectieve werktijd veertig tot vijftig processen in kaart die nooit waren vastgelegd, ter voorbereiding op de vervanging van SAP R/3 (lees de case). Meer over de documentatiekant van een migratie staat in SAP S/4HANA migratie.

Wanneer je het lichter kunt houden

Bij een klein SaaS-pakket met weinig inrichtingsmogelijkheden is een volledige fit-gap-analyse vaak overdreven. Dan volstaat een lijst met de vijf of zes punten waar het pakket niet past en een besluit per punt. De zware aanpak loont bij ERP-implementaties en migraties waar tientallen processen en meerdere afdelingen door hetzelfde systeem lopen.

Wil je zien hoe snel je de huidige processen van een klant op tafel hebt? Plan een demo en neem een interviewopname of procesdocument mee.