SAP S/4HANA migratie: procesmodellering is niet langer het knelpunt

Elke SAP S/4HANA migratie loopt tegen dezelfde muur aan. Het ligt zelden aan de techniek. Het ligt eraan dat niemand met zekerheid kan zeggen hoe de huidige processen werkelijk lopen. Voordat er ook maar één object naar het nieuwe systeem gaat, moet iemand het as-is landschap vastleggen. In procesdocumentatie verdwijnen de maanden.

De deadline van 2027 voor reguliere ECC-ondersteuning maakt dat urgent. Toch begroten de meeste programma's hun ontdekkingsfase nog zoals ze dat in 2015 deden.

Waarom de blueprintfase je planning opeet

Vraag een willekeurige programmamanager waar de planning uitliep. Het antwoord is vrijwel nooit ABAP. Het is de fit-gapanalyse en de workshops die daaraan voorafgaan.

Een typische middelgrote migratie betekent:

• Veertig tot tachtig stakeholderinterviews over finance, inkoop, logistiek en HR.

• Weken handmatig tekenen in Visio, Signavio of ARIS na die interviews.

• Meerdere validatierondes, want het eerste model klopt altijd ergens niet.

• Documentatie die verouderd is tegen de tijd dat de stuurgroep hem goedkeurt.

Consultants schrijven die tijd en klanten betalen hem met tegenzin. Ondertussen wordt het echte analytische werk, bepalen wat je behoudt, schrapt of herontwerpt, geperst in wat er overblijft.

Het knelpunt zat nooit in het denkwerk

Hier zit het ongemakkelijke deel. De schaarse vaardigheid in een migratie is oordeelsvermogen. Welke maatwerk Z-transactie bevat een echt concurrentievoordeel? En welke is gewoon twintig jaar opgebouwde gewoonte?

Rechthoeken tekenen is niet de schaarse vaardigheid. Toch is rechthoeken tekenen wat de kalender opslokt.

Dat gat verklaart een veelvoorkomende misser. Programma's komen bij de fit-gapworkshop aan met documentatie die dun, inconsistent of stiekem verouderd is. De analyse is nooit beter dan het plaatje waarmee je begint.

Hoe AI dat gat dicht

Hier veranderde de rekensom. ModelMatic werkt met het ruwe materiaal dat je toch al produceert. Dus de opname van het interview, het transcript, het rommelige Word-document of de bestaande ARIS-export. Daar komt een gevalideerd BPMN 2.0 model uit.

In de praktijk betekent dat:

• Modellen op dezelfde dag. 's Ochtends interviewen, 's middags het model op het scherm.

• Valideren in de kamer. Stakeholders corrigeren een diagram in plaats van een lap tekst na te lezen.

• Consistente notatie. Elk proces landt in dezelfde standaard, waardoor gaten zichtbaar worden.

• Schone overdracht. Modellen exporteren naar de toolchain die je SAP programma al gebruikt.

Nieuw in de notatie? Begin bij onze uitleg over wat BPMN is.

Wat dit verandert aan je migratieplan

Het comprimeren van de ontdekkingsfase bespaart niet alleen weken. Het verandert wat er binnen het programma mogelijk is.

Als een model uren kost in plaats van weken, kun je het je veroorloven de lange staart te modelleren. Denk aan obscure processen, regionale varianten en uitzonderingspaden. Die worden normaal als "standaard" weggewuifd en ontploffen vervolgens tijdens de acceptatietest. Juist daar zit het migratierisico.

Je kunt ook itereren. Een model dat een dag kost, kun je weggooien en opnieuw maken als er nieuwe informatie boven tafel komt. Een model dat drie weken kostte wordt nooit meer aangeraakt, ook niet als iedereen weet dat het niet klopt.

Waarom de modellen na go-live blijven renderen

De documentatie houdt niet op met nuttig zijn bij de cutover. Een actuele processenbibliotheek op basis van een standaard voedt je trainingsmateriaal, je bewijslast voor interne beheersing en de volgende automatiseringsgolf.

Dat laatste weegt elk kwartaal zwaarder. Agents en workflow-automatisering hebben een expliciete, machineleesbare procesdefinitie nodig. Zonder die definitie kunnen ze er niets veilig van uitvoeren. Een migratie is het goedkoopste moment om die bibliotheek te bouwen, want je voert de interviews toch al.

Wil je het zien op je eigen proces? Plan een demo en neem één echte interviewopname mee.