AI & Process Discovery
Process discovery versnellen zonder in te leveren op kwaliteit
Simon Parmet
Elke consultancy verkoopt inzicht en factureert tijd. In process discovery vechten die twee met elkaar. De klant betaalt voor weken interviewen en tekenen en wacht daarna op een product dat hij nog niet kan beoordelen. Niemand geniet van die fase.
Versnellen betekent niet langer doorwerken. Het betekent de stappen weghalen die geen inzicht opleveren. Dit is het draaiboek dat we zien werken, opgeknipt in vier veranderingen die je kunt doorvoeren zonder je methodiek aan te passen.
Waar de tijd in discovery werkelijk heen gaat
Analyseer een recente opdracht eerlijk en de verdeling ziet er meestal zo uit:
15% praten met mensen. Het deel waar de klant waarde aan hecht en het deel dat het inzicht oplevert.
55% uitwerken en tekenen. Uitschrijven, structureren, overtekenen in een modelleertool.
20% correctierondes. Omdat het eerste model altijd iets verkeerd interpreteert.
10% opmaken. Zodat het past bij de sjabloon of notatie van de klant.
Alleen het eerste stuk is analyse. De rest is productie. Toch bepaalt juist dat productiewerk je doorlooptijd en het schaalt lineair mee met het aantal processen. Daarom wordt discovery kleiner gemaakt in plaats van sneller.
Stap 1: behandel het interview niet als grondstof
De meeste teams zien het interview als input die later verwerkt wordt. De consultant luistert, maakt aantekeningen en reconstrueert het proces dagen later uit geheugen en transcript.
Dat reconstructiegat is duur. Details vervagen, dubbelzinnigheid wordt opgelost door te gokken en de geïnterviewde is niet meer beschikbaar om het na te vragen. Elk uur tussen het gesprek en het model levert later extra correctierondes op.
Behandel de opname in plaats daarvan als het product. Het proces zit er al in. De klus is extractie, geen reconstructie.
Stap 2: modelleer in de kamer, niet erna
De grootste verandering is een eerste model maken terwijl de stakeholder er nog zit.
Zodra er tijdens de sessie een conceptmodel ligt, verandert het gesprek van vorm:
Correcties gebeuren live, op het moment dat ze niets kosten.
Stakeholders wijzen naar een plaatje in plaats van tekst te lezen die ze toch scannen.
Uitzonderingspaden komen direct boven, want een happy path zien lokt "maar wat als" uit.
Akkoord begint eerder en dat is meestal het echte kritieke pad.
Daar is ModelMatic voor gebouwd. Het zet een interview, transcript of bestaand document om in een gevalideerd BPMN 2.0 model. Snel genoeg om in dezelfde sessie door te nemen.
Stap 3: standaardiseer de notatie voordat je het team opschaalt
Snelheid sterft geruisloos zodra vijf consultants elk in hun eigen dialect modelleren. Reviews gaan trager, kwaliteit hangt af van wie er op het project zat en de klant erft een bibliotheek die hij niet kan onderhouden.
Kies één standaard en houd die aan. BPMN 2.0 is de pragmatische keuze omdat de standaard leveranciersonafhankelijk is en de tooling van je klanten hem al leest. Is je team ongelijk in de notatie? Onze uitleg over wat BPMN is en BPMN gateways vormt een prima gedeelde basis.
Standaardisatie is ook wat de volgende stap mogelijk maakt.
Stap 4: maak de tweede opdracht goedkoper dan de eerste
Consultancies verzilveren hergebruik zelden. Elke opdracht begint met een leeg vel. Dat gebeurt zelfs als het om dezelfde schadeafhandeling gaat die je vorig jaar al twee keer hebt gemodelleerd.
Een consistente notatie plus een snelle productielus laat je een referentiebibliotheek opbouwen. Niet om de klant een generiek sjabloon te geven. Het punt is dat je begint met een gestructureerde hypothese, zodat je het interview besteedt aan valideren in plaats van uitgraven. Die ene verschuiving comprimeert discovery meer dan wat dan ook op deze lijst.
Wat dit met je marge doet
De rekensom is eenvoudig. Productiewerk is 75% van discovery. Comprimeer dat stevig en je kunt drie dingen doen. Eerder klaar zijn, meer processen dekken voor dezelfde prijs, of consultants op analyse en advies zetten.
Die derde optie is meestal het meest waard. Klanten herinneren zich niet wie de diagrammen tekende. Ze herinneren zich wie ze vertelde welk proces ze moesten aanpakken. Onze case studies laten zien hoe dat er in de praktijk uitziet.
Of plan een demo en neem één echte klantopname mee.
